L'attribution des rôles
Dans la démarche de planification d'une communauté
de pratique, l'attribution des rôles et la mise en place de la structure
de gouvernance éventuelle recèlent une importance primordiale.
Le noyau initial
Dans l'ordre des choses, le choix d'un parrain
est souvent l'une des premières étapes importante. En effet, ce dernier
assurera la protection de la communauté et s'engagera à la défendre
et à assurer sa visibilité auprès de l'institution ou de l'organisation.
Pour des raisons évidentes, il est conseillé de choisir
le parrain dans la direction de l'institution ou de l'organisation.
Il en est de même pour les structures académiques pour lesquelles le
parrain, en plus de son statut de scientifique reconnu, doit aussi avoir
un réel poids politique dans les organes décisionnels s'il veut être
en mesure de défendre les intérêts de la communauté qu'il parraine.
Selon les circonstances, le rôle de commanditaire
peut aussi apparaître dans la structure de gouvernance.
L'étude du CEFRIO (19) démontre l'importance de l'identité
du parrain sur la perception de la communauté par ses membres.
Le choix de l'animateur, comme nous l'avons
déjà spécifié à plusieurs reprises, s'avère également fort important.
En effet, l'animateur est la cheville ouvrière et il est quotidiennement
impliqué dans les activités.
Son rôle est multiple et s'exécute tant sur le devant
de la scène que dans les coulisses, il consiste à :
-> s'assurer d'un certain niveau d'activités,
-> favoriser les échanges et inciter les membres à participer,
->maintenir un climat sain et propice à la réflexion,
->identifier et tenter de régler les problèmes d'ordre organisationnel
ou interpersonnel,
->structurer les démarches de la communauté et mettre en exergue
son sens,
->s'assurer que la communauté bénéficie des outils technologiques
nécessaires à son bon fonctionnement.
Les études menées par le CEFRIO (20) indiquent la relation
très importante entre la qualité de l'animation et le succès de la communauté
de pratique.
L'équipe de développement
Elle est composée des experts dans les domaines traités,
des animateurs de thématiques et des techniciens informatiques ou tout
autre personne qui possèdera un rôle organisationnel et lié aux activités
de la communauté.
L'équipe de développement peut éventuellement s'adjoindre
les services d'un "coach". Ce coach est généralement une personne
externe destinée à encadrer l'équipe de développement.
(19) « Qui est notre parrain?
»
La recherche du CEFRIO indique qu'en majorité,
les participants confirment que le fait de connaître l'identité du
parrain a un impact sur leur perception de la communauté, et qu'en
ce sens l'identité du parrain était garante à leurs yeux d'un projet
porteur. Ils ont aussi affirmé qu'ils étaient davantage confiants
de l'atteinte des objectifs de la communauté en sachant qui était
le parrain. On voit donc qu'on a tout intérêt à diffuser cette information
aux intéressés.
CEFRIO (2005) - Guide de mise en place et d'animation
de communautés de pratique intentionnelles, page 38.
(20) Relation entre la qualité
de l'animation et le succès de la communauté de pratique.
Les données recueillies quant à l'influence des
pratiques de gestion sur le succès des communautés indiquent que l'animation
est la seule pratique de gestion qui soit significativement associée
à tous les indicateurs de succès des communautés, tant du point de
vue des mesures d'efficacité (résultats, apprentissage, valeur pour
l'organisation) que des mesures de santé (vitalité, satisfaction des
membres).
Ces résultats confirment l'importance du rôle
d'animation de la communauté qui, dans le projet de recherche Modes
de travail et de collaboration à l'ère d'Internet, incluait les responsabilités
d'animateur, de facilitateur, d'animateur de contenu et d'administrateur
selon la typologie de Fontaine que nous avons vue à la section 4.3.
Les données du projet du CEFRIO montrent également l'importance d'avoir
des animateurs dédiés (à temps plein ou avec une proportion de temps
dédié sur une base hebdomadaire), et l'importance d'avoir des animateurs
capables d'intégrer les dimensions relatives au contenu et au processus
dans leur travail. Certaines des communautés du projet du CEFRIO ont
en effet expérimenté le modèle du tandem d'animation, c'est-à-dire
l'embauche de deux animateurs, l'un davantage expert de la pratique
professionnelle, l'autre plus orienté sur l'animation des processus
sociaux tels que la participation, la motivation individuelle des
membres, etc. Ce modèle, qui pouvait apparaître très intéressant au
départ, s'est avéré très difficile à opérationnaliser. Il a généré
beaucoup de confusions auprès des participants et des problèmes importants
de coordination.
CEFRIO (2005) - Guide de mise en place et d'animation
de communautés de pratique intentionnelles, page 41.
